Welke specifieke ervaring van Kenamju in het organiseren van Europacup-wedstrijden in Haarlem denken jullie te kunnen toepassen op deze finale ronde van de Judo Liga?
Robbert van der Geest is de geestelijk vader van de manier waarop wij Europacup-wedstrijden organiseerden. Zijn visie was om judowedstrijden veel meer als evenement neer te zetten met entertainment en op een professionele manier georganiseerd met licht, geluid en spektakel. Dat heeft daarna gelukkig op veel plekken navolging gevonden, en is voor ons ook het voorbeeld van hoe het moet. Veel mensen die betrokken zijn bij het organiseren van de finaleronde weten precies wat er verwacht wordt, dus we gaan ervoor zorgen dat de judoka's een fantastische ervaring krijgen, dat het publiek geniet en dat Robbert trots kan zijn.
Wat zijn de belangrijkste lessen die jullie meenemen om de finale van de Judo Liga zo soepel mogelijk te laten verlopen?
Het gaat erom dat de judoka's in staat worden gesteld om hun kunsten op de mat te vertonen, en dat daar alle aandacht naartoe gaat. Het entertainment en andere zaken zijn ondersteunend daaraan. We moeten er dus voor zorgen dat alles rond de wedstrijden strak georganiseerd is en dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. We hebben dan ook een uitgebreid draaiboek en informeren iedereen goed over taken en timing.
Hoe gaan jullie de logistiek en planning aanpakken voor zowel de deelnemers als het publiek, gezien de verwachte grote opkomst?
We zijn speciaal voor dit evenement uitgeweken naar een nieuwe locatie waar we voldoende ruimte en gelegenheid hebben om iedereen te faciliteren. Gelukkig is er al de nodige ervaring en ondersteuning van de verantwoordelijke mensen van de JudoLiga, en we hebben natuurlijk ook goed gekeken hoe de andere clubs het in de vorige rondes hebben aangepakt.
Zijn er speciale maatregelen of nieuwe elementen die jullie willen introduceren om het evenement toegankelijker en efficiënter te maken voor iedereen?
Het programma is al lekker compact doordat de teams maar uit 4 judoka's bestaan en er in de finale niet zoveel wedstrijden op het programma staan. Dat geeft ons ook de gelegenheid om nog wat andere elementen toe te voegen om het publiek te vermaken zoals een demonstratie van een topper en een showelement.
Welke sfeer en ervaring willen jullie creëren voor zowel de deelnemers als de toeschouwers tijdens deze finale?
Zoals eerder gezegd staan de sporters in het middelpunt: zij moeten het een onvergetelijke ervaring vinden. Daarnaast moet het ook voor de toeschouwers een nieuwe leuke ervaring zijn waar ze de volgende keer graag weer komen kijken. Voor onze club is het ook echt een perfect evenement om de binding met leden en ex-leden weer een boost te geven.
Zijn er plannen voor extra entertainment of speciale ceremonies die de finale een uniek karakter geven ten opzichte van eerdere rondes?
Er is een demonstratie van een topjudoka met een groep kids en daarnaast een show. Verder is het een grote verrassing.
Welke samenwerkingen of sponsoring zijn er geregeld om de finale te ondersteunen, en hoe dragen deze bij aan het succes van het evenement?
De samenwerking tussen de stichting en de sportschool is bij dit soort evenementen altijd enorm belangrijk. De sportschool heeft mensen, middelen en materialen die echt noodzakelijk zijn voor een succesvol evenement. Daarnaast draagt de Gemeente Haarlem bij met een subsidie. Tenslotte hebben we een aantal VIP-tafels opgesteld, die gretig zijn afgenomen door onder andere een aantal ex-sporters en betrokken mensen uit het club-netwerk zodat ze op de eerste rij de verrichtingen van de judoka's kunnen zien. Het is echt heel goed om te zien dat die ex-topsporters op deze manier langdurig betrokken blijven bij onze mooie club.
Kunnen jullie iets vertellen over hoe deze partnerschappen tot stand zijn gekomen en welke rol ze spelen in de organisatie van deze finale?
We hebben het geluk dat we heel veel mensen hebben die hun vinger opsteken als we ze vragen om bij te dragen aan een uitdagend evenement. Dat zijn voor een deel vrijwilligers, sponsoren en betrokken clubmensen die er in vroegere tijden ook al bij waren. Omdat we dit evenement niet op de Sportschool konden organiseren, moesten we uitwijken naar een andere locatie. We zijn via een gezamenlijke connectie uitgekomen bij het Skatepark Haarlem. De samenwerking met de mensen van het skatepark is al vanaf het eerste moment heel prettig, en ze denken goed mee met de eisen en wensen die wij hebben. In de laatste plaats (maar misschien wel de eerste) is ook de samenwerking met Wouter van de JudoLiga heel belangrijk en goed. Het evenement is in de basis natuurlijk al een aantal keer gehouden, en elke club kan er zijn eigen sausje overheen gieten, maar die basis staat gewoon goed en er is heel goed nagedacht over het concept.
Wat zijn de grootste uitdagingen die jullie als organisatie verwachten bij deze finale ronde en hoe bereiden jullie je voor op mogelijke obstakels?
We hebben een uitgebreid draaiboek opgesteld waarin we ook rekening houden met obstakels, en zoveel mogelijk plannen B daarop bedenken. De mensen die verantwoordelijk zijn voor de organisatie hebben dit soort evenementen al eens eerder georganiseerd, of doen dat vanuit hun beroep. Het helpt natuurlijk enorm dat je dit soort expertise kan inroepen.
Welke stappen worden genomen om ervoor te zorgen dat alles volgens plan verloopt en dat eventuele problemen snel en efficiënt worden aangepakt?
Er vindt dagelijks overleg plaats en er zijn natuurlijk vergaderingen. Zoals gezegd proberen we alles goed de doordenken en alternatieven te verzinnen voor problemen, maar er kan altijd iets gebeuren waar we geen rekening mee gehouden hebben. We hopen dat we op zulke momenten tot een passende adhoc oplossing kunnen komen, en dat de mensen ook een beetje vergevingsgezind zijn.
Reactie plaatsen
Reacties